Comme à son habitude, l’USEP sollicite votre dynamisme pour développer une vie associative, des projets de classe ou d’école, la pratique sportive auprès des enfants de votre association et surtout une vie de secteur active.

La délégation sera présente pour vous accompagner dans l’organisation de vos rencontres de secteur.

Nous vous conseillons vivement de procéder dès la rentrée scolaire à l’affiliation et la prise de licence pour que vos élèves soient assurés. Vous pourrez également vous inscrire sur les rencontres USEP.

Étape 1

Avant de pouvoir adhérer vos élèves, vous devez faire une demande d’affiliation.

Pour cela, connectez-vous sur votre compte Affiligue. Pour vous aider sur les démarches à suivre, vous trouverez un tutoriel « Demande d’affiliation »

Vous pouvez compléter le bordereau d’affiliation, le scanner et l’insérer dans votre demande.

Étape 2

Lorsque la demande d’affiliation a été validée par l’USEP 78, vous pouvez licencier vos adhérents.

Pour les adultes, il suffit de cliquer sur « à renouveler » ou « ajouter un adhérent ». Depuis septembre 2020, tous les adultes licenciés USEP, en contact avec des enfants, devront remplir un document permettant le contrôle d’honorabilité. L’USEP s’est engagée à respecter le Code du Sport qui nécessite le recueil de données des adultes licenciés.

Pour licencier vos élèves, il faut désormais préalablement enregistrer les classes et enseignants de votre école.

Pour cela 3 possibilités :

  • Importer les listes des élèves par classe en utilisant les fichiers « liste simple » en format CSV de Onde. Dans ce cas, tout se fait automatiquement si le niveau et le nom de l’enseignant sont indiqués dans le fichier importé. Solution à privilégier
  • Paramétrer sur votre compte Affiligue les différentes sections, écoles, classes dans le menu paramétrage, puis renouveler un par un vos élèves ou créer de nouveau adhérent enfant.
  • Compléter et envoyer le formulaire « École et classe», accompagné de la liste simple en format CSV, à la délégation. Elle se chargera du paramétrage et de l’importation de vos élèves.

Pour vous aider dans l’importation de vos élèves et paramétrer les sections, vous trouverez un tutoriel réalisé par l’USEP 91: Aide – Section & Importation élèves

Ne pas oublier de cliquer sur « Envoyer les modifications à la fédération » après l’importation ou la saisie de vos élèves.

Après avoir licencié vos élèves et adultes, complétez le bordereau d’affiliation et l’envoyez à la délégation. Il nous permet de vérifier qu’il n’y a pas d’erreur d’inscription sur Affiligue.

Étape 3

Vous devez compléter et nous envoyer les documents d’assurance.

  • La fiche diagnostic USEP, indispensable pour l’assurance
  • La fiche d’assurance MEE (multirisque établissement d’enseignement) à remplir uniquement pour les écoles entièrement affiliées. L’assurance établissement est offert.

Une fois toutes les démarches terminées, nous vous enverrons une facture.

Nous restons disponibles pour vous aider et répondre à toutes vos questions, alors n’hésitez pas !

Les documents USEP doivent être regroupés dans un dossier facile d’accès.

Vous devez tenir à jour:

  • la liste des membres du bureau

En cas de changement, vous devez en informer la banque, la délégation USEP et la Préfecture. Il est donc nécessaire de remplir et envoyer le Cerfa n°13971*03 à votre Préfecture ou sous-Préfecture. Précisez le nom/prénom des membres et les documents doivent être datés à la même date.

  • les compte-rendus d’Assemblée Générale dont l’ordre du jour traitent des points suivants:
    • Qu’avons-nous fait l’an dernier ?
    • Que prévoyons-nous de faire cette année ?
    • Le bilan financier
    • L’élection du bureau (transmettre les modifications à la Préfecture ou la sous-Préfecture et à la banque s’il s’agit du Président ou trésorier)
    • Le suivi des comptes
    • Le procès-verbal

Si aucun enseignant n’est intéressé par les activités USEP dans l’école, nous vous conseillons de ne pas dissoudre l’association, au cas où si un enseignant souhaite reprendre l’association USEP.

Refaire une nouvelle création d’association auprès de la Préfecture et l’ouverture d’un compte bancaire demande du temps. Nous vous conseillons de mettre votre association « en sommeil ». C’est-à-dire que votre association existe toujours mais n’a pas d’activité.

En cours d’année, la délégation USEP vous informera de l’ouverture d’une demande de subvention départementale.

Les démarches se font en ligne. Voici les documents qu’ils pourront vous demander:

  • Attestation d’affiliation de la saison précédente (faire la demande auprès de la délégation USEP)
  • Le procès-verbal/bilan d’activité
  • Compte-rendu financier

Personne à contacter:

Florence JOLIVET: fjolivet.usep78@laligue78.org

 

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